În cadrul ultimei şedinţe a Colegiului Prefectural al judeţului Caraş-Severin a avut loc o prezentare privind organizarea spațiilor pentru păstrarea și conservarea materialelor arhivistice, condiție esențială pentru depozitarea documentelor create de către instituțiile județene.
Laurenţiu Ovidiu Roşu, şeful Serviciului Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale, cu sediul la Caransebeş, a spus că în cursul anului trecut s-au înregistrat situații în care multe documente au fost distruse. „Esențial este că fiecare instituție trebuie să aibă grijă de arhiva proprie, pentru că documentele sunt foarte ușor de distrus. Chiar anul trecut am avut două situații, la două societăți din județ, la una dintre ele au ars 400 de metri liniari de documente, și în alt caz au fost inundate. Fiecare instituție trebuie să fie conștientă de importanța documentelor pe care le deține, pentru că, în cele mai multe cazuri, acestea nu pot fi reconstituite”, a explicat Laurențiu Ovidiu Roșu.
Astfel, s-a arătat în respectiva informare, constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional al României documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizaţiile publice sau private economice,
sociale, culturale, militare şi religioase, de către persoane fizice autorizate, profesionişti care îşi desfăşoară activitatea în baza unei legi speciale şi persoane fizice. Acestor documente statul le asigură protecţie specială.
Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în sensul Legii 16/1996, republicate, se înţeleg: actele oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memoriile, manuscrisele, proclamaţiile, chemările, afişele, planurile, schiţele, hărţile, peliculele cinematografice şi alte asemenea mărturii, matricile sigilare, precum şi înregistrările foto, video, audio şi informatice cu valoare istorică, realizate în ţară sau de către creatori români în străinătate.
Arhivele Naţionale, în conformitate cu prevederile art. 3 din Legea 16/1996 republicată în Monitorul Oficial Nr. 293/22.04.2014, asigură administrarea, supravegherea şi protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României, funcţionează ca direcţie în subordinea Ministerului Afacerilor Interne şi îşi exercită atribuţiile prin compartimentele specializate şi prin Serviciile/Birourile judeţene.
Persoanele fizice şi persoanele juridice, creatoare şi deţinătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, denumite creatori şi deţinători de documente, răspund de evidenţa, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor.
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele create şi deţinute în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării, în alte condiţii decât cele prevăzute de lege, se arată în informarea făcută de reprezentanţii Serviciului Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale, cu sediul la Caransebeş.
Documentele de arhivă se păstrează în depozite construite special sau în încăperi amenajate în acest scop, cu asigurarea condiţiilor necesare pentru păstrarea corespunzătoare a documentelor şi pentru protecţia lor faţă de acţiunea agenţilor de deteriorare: praf, lumină solară, solicitări la uzura mecanică, variaţii de temperatură şi umiditate, temperaturi excesive, surse de infecţie sau întreţinere a agenţilor biologici, pericol de foc, inundaţii sau infiltraţii de apă.
Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente sunt obligate să le păstreze în spaţii special amenajate pentru arhivă.
Noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor de arhivă vor fi avizate de Arhivele Naţionale sau Serviciile/Birourile judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, numai dacă au spaţii prevăzute pentru păstrarea documentelor.
Depozitele vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri şi alte mijloace de depozitare specifice, de preferinţă din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive şi fără emanaţii.
Pentru protejarea împotriva degradării, documentele se introduc în cutii de carton, mape, plicuri, tuburi etc., în raport cu natura şi dimensiunea lor.
În cazul în care creatorul deţine documente de mai multe tipuri (hârtie, filme, fotografii, benzi magnetice etc.), acestea se depozitează pe categorii, dependente de natura materială a acestora, astfel încât păstrarea şi conservarea lor să poată fi organizată în mod corespunzător.
În depozitele de arhivă care conţin documente scrise trebuie să se asigure un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse între 15-24° C şi umidităţi relative de 50-60%.
Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să comunice Arhivelor Naţionale sau Serviciilor/Birourilor judeţene ale Arhivelor Naţionale intenţia de a construi sau amenaja depozite de arhivă, pentru a primi confirmarea locurilor unde urmează să amplaseze depozite de arhivă.
În cazuri deosebite, creatorii şi deţinătorii de documente pot solicita consultanţă de specialitate Arhivelor Naţionale şi Serviciilor/Birourilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, după caz, pentru organizarea unor măsuri de conservare, asigurare şi protecţie a documentelor pe care le deţin.
Dosarele preluate de la compartimentele de muncă se organizează în depozitul de arhivă pe ani şi, în cadrul anului, pe compartimente şi termene de păstrare, sau pe compartimente şi, în cadrul compartimentului, pe ani şi pe termene de păstrare.
Arhivele Naţionale şi Serviciile/Birourile judeţene ale Arhivelor Naţionale pot prelungi termenul de păstrare a documentelor la deţinători până la asigurarea spaţiilor necesare preluării lor.
Neasigurarea condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi protejare a documentelor create şi deţinute de către creatorii şi deţinătorii de arhivă, persoane juridice sau persoane fizice, constituie contravenţie şi se pedepseşte cu amendă de la 1.000 la 25.000 de lei.
Distrugerea documentelor este încadrată ca infracţiune de prevederile art. 253, alin. (2) şi (3) ale Codului Penal. În ultimii 5 ani, Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale a depus plângeri penale pentru distrugerea documentelor, astfel: două în anul 2013, una în anul 2015, una în anul 2016 şi trei în anul 2017.
În Caraş-Severin, instituţiile de nivel judeţean, în funcţie de anul înfiinţării, de atribuţii şi de dimensionarea personalului, depozitează în spaţiile destinate păstrării şi conservării, de la cantităţi mici, până la cantităţi însemnate de documente. Astfel, Agenţia Naţională Antidrog – Centrul de Prevenire, Evaluare şi Consiliere Antidrog Caraş-Severin gestiona cca. 2 m.l. de documente (în anul 2016), Agenţia Naţională pentru Resurse Minerale – Inspectoratul Teritorial Caransebeş cca. 22 m.l. (în anul 2016), Curtea de Conturi Caraş-Severin cca. 50 m.l. (în anul 2017), Consiliul Judeţean Caraş-Severin cca. 200 m.l. (în anul 2015), Instituţia Prefectului Caraş-Severin cca. 210 m.l. (în anul 2015), Oficiul de Cadastru şi Publicitate Imobiliară Caraş-Severin cca. 370 m.l. (în anul 2016), Inspectoratul Şcolar Judeţean Caraş-Severin cca. 400 m.l. (în anul 2015), iar Casa Judeţeană de Pensii Caraş-Severin cca. 2.000 m.l. (în anul 2015).
Se poate observa că diferenţele cantitative între instituţii sunt foarte mari, aceasta necesitând măsuri diferite pentru păstrarea şi conservarea documentelor. Dacă o cantitate de cca 2 m.l. poate fi păstrată într-un fişet metalic, una de cca. 200 m.l. într-o încăpere special destinată, pentru cantităţi de arhivă ce depăşesc 2.000 m.l. este nevoie de mai multe depozite sau chiar de mai multe clădiri.
În concluzie – se mai arată în respectiva informare –, fiecare instituţie de nivel judeţean trebuie să acorde o deosebită importanţă păstrării tuturor materialelor arhivistice create şi deţinute, cu un accent deosebit pe cele aparţinând Fondului Arhivistic Naţional al României, deoarece deteriorarea sau distrugerea acestora, provocată de incendii, inundaţii, rozătoare, lumina solară sau diferenţele mari de temperatură, poate duce la pierderea ireversibilă a informaţiilor din documente.
Bianca METEŞ
