În cadrul ultimei şedinţe a Colegiului Prefectural, Laurenţiu-Ovidiu Roşu, şeful Serviciului Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale, instituţie care îşi are sediul la Caransebeş, a prezentat o informare privind ordonarea și inventarierea documentelor deținute de către instituțiile județene. Pentru că este un domeniu mai puţin cunoscut, dar de mare importanţă, redăm în continuare intervenţia pe care Laurenţiu-Ovidiu Roşu a avut-o în plenul reuniunii.

Aşadar, Arhivele Naţionale şi structurile din subordine se ocupă de administrarea, supravegherea şi protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României.

Constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional al României documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizaţiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare şi religioase, de către persoane fizice autorizate, profesionişti care îşi desfăşoară activitatea în baza unei legi speciale şi persoane fizice. Acestor documente statul le asigură protecţie specială.

Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în sensul Legii 16/1996, republicate, se înţeleg: actele oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memoriile, manuscrisele, proclamaţiile, chemările, afişele, planurile, schiţele, hărţile, peliculele cinematografice şi alte asemenea mărturii, matricile sigilare, precum şi înregistrările foto, video, audio şi informatice cu valoare istorică, realizate în ţară sau de către creatori români în străinătate.

Arhivele Naţionale asigură administrarea, supravegherea şi protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României, funcţionează ca direcţie în subordinea Ministerului Afacerilor Interne şi îşi exercită atribuţiile prin compartimentele specializate şi prin serviciile/birourile judeţene.

Persoanele fizice şi persoanele juridice, creatoare şi deţinătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, denumite creatori şi deţinători de documente, răspund de evidenţa, ordonarea, inventarierea, selecţionarea, păstrarea şi folosirea documentelor.

În ceea ce priveşte ordonarea şi inventarierea documentelor, Legea Arhivelor Naţionale Nr. 16/1996, republicată, şi Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de Zi Nr. 217/23 mai 1996, stabilesc principalele prevederi.

În cadrul fiecărei instituţii creatoare sau deţinătoare de documente, ordonarea şi inventarierea documentelor este o condiţie sine qua non pentru buna evidenţă a acestora. În cele ce urmează, vom enumera principalele etape pe care trebuie să le parcurgă fiecare document din momentul în care este întocmit şi până la cel în care este predat la depozitul de arhivă, aşa cum au fost ele prezentate de şeful acestui serviciu, Laurenţiu-Ovidiu Roşu.

Astfel, anual, în conformitate cu prevederile art. 8 din Legea 16/1996 a Arhivelor Naţionale republicată, documentele se grupează în unităţi arhivistice, potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele proprii, având la bază modelul din Anexa 1 a acestui act normativ.

Nomenclatorul are forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente de muncă, categoriile de documente grupate pe probleme şi termene de păstrare. În prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de muncă, în ordinea în care figurează în schema de organizare a creatorului, şi se numerotează cu cifre romane. În rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de muncă şi se numerotează cu litere majuscule. În rubrica a treia se trece, în rezumat, conţinutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu numărul 1, la fiecare compartiment de muncă. În nomenclator se trec şi registrele, condicile, cartotecile şi alte materiale preconstituite.

Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul dosarului. Acesta poate fi format numai din litera majusculă şi cifra arabă, dacă creatorul are ca părţi componente numai compartimente de muncă fără subdiviziuni sau nici compartimente de muncă.

În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare. Stabilirea lui se face ţinându-se cont de legile în vigoare, de importanţa practică pentru activitatea creatorului de documente şi, în mod deosebit, de importanţa ştiinţifică a informaţiilor pe care le conţin documentele.

În dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece cuvântul „permanent” (prescurtat P), iar pentru acelea care se păstrează temporar, cifra arabă care reprezintă numărul anilor cât se păstrează: 1, 2, 3, 5, 10, 25, 50…

Dacă termenul de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine în momentul întocmirii nomenclatorului sau dacă există motive să se presupună că, în anumite conjuncturi, informaţiile documentelor pot avea importanţă ştiinţifică, lângă termenul de păstrare temporară se menţionează „C.S.” (Comisie de Selecţionare). La expirarea termenului de păstrare, aceste documente vor fi analizate în Comisia de Selecţionare şi, după caz, pot fi propuse pentru eliminare sau pot fi reţinute permanent.

Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc schimbări în structura creatorului de documente. Dacă se înfiinţează noi compartimente de muncă sau subdiviziuni, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi cu dosarele nou create. În cazul compartimentelor de muncă sau subdiviziunilor care îşi dezvoltă activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevăzute iniţial, nomenclatorul se completează cu noile dosare.

Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se confirmă de către Arhivele Naţionale, iar cele ale altor creatori de către serviciile/birourile judeţene.

În ceea ce priveşte constituirea dosarelor e important de ştiut că, după rezolvarea lor, documentele se grupează în dosare, potrivit nomenclatorului, şi se predau la compartimentul de arhivă, în al doilea an de la constituire.

În vederea predării dosarelor la compartimentul de arhivă se efectuează următoarele operaţiuni: documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic ş.a.), iar când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt; se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele; documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor; dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250-300 de file, iar în cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar; filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru, iar în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1 pentru fiecare volum; pe coperta dosarului se înscriu: denumirea unităţii şi a compartimentului creator, numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de sfârşit, numărul de file, volumul şi termenul de păstrare; pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor, lucrătorul de la compartimentul creator al dosarului face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, cartotecă) conţine….. file”, în cifre, şi, între paranteze, în litere, după care semnează şi pune data certificării.

Ordonarea şi inventarierea documentelor sunt două dintre cele mai importante operaţiuni arhivistice care asigură o bună evidenţă a acestora.

Ordonarea documentelor se face pe direcţii, servicii, birouri şi compartimente, în cadrul acestora pe ani, iar în cadrul anilor pe termene de păstrare. Cu alte cuvinte, pentru fiecare structură creatoare de documente din cadrul unei instituţii, pentru un an, trebuie întocmite atâtea inventare arhivistice, câte documente cu termene de păstrare diferite au fost create în anul respectiv.

Dosarele se depun la compartimentul de arhivă pe bază de inventare, întocmite după modelul din Anexa 2 a Legii 16/1996 a Arhivelor Naţionale, republicată. Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare create în cursul unui an de către un compartiment de muncă. Astfel, fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt prevăzute în nomenclator, la compartimentul respectiv.

În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecare volum va primi un număr curent distinct.

Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente şi în 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rămâne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odată cu dosarele la compartimentul de arhivă.

Dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca şi cele care, din motive justificate, se opresc la compartimentele de muncă, se trec în inventarul anului respectiv, cu menţiunea nepredării lor, iar în momentul predării lor ulterioare, în inventar se va menţiona acest lucru.

Dosarele care cuprind acte din mai mulţi ani se vor inventaria la anul de început, menţionându-se în inventar datele extreme.

În ceea ce priveşte completarea rubricii „Conţinutul dosarului”, se vor preciza genurile (corespondenţă, sinteze, rapoarte, memorii, ordine ş.a.) de documente, emitentul, destinatarul, problema sau problemele conţinute şi, după caz, perioada la care se referă.

Constituirea dosarelor, inventarierea şi predarea lor intră în obligaţia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la depozitul de arhivă/arhiva generală se face în baza unei programări prealabile, stabilită de comun acord între cele două compartimente (predător şi primitor).

La preluare, compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. În cazul constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţa compartimentului creator, care efectuează corecturile care se impun.

Evidenţa dosarelor şi a inventarelor depuse la compartimentul de arhivă se ţine în registrul de evidenţă curentă, conform modulului prevăzut de Anexa 4 a Legii Nr. 16/1996. În cazul în care compartimentele de arhivă păstrează şi alte fonduri arhivistice, în registrul de evidenţă curentă se trece câte o partidă pentru fiecare fond.

În registrul de evidenţă curentă, la capitolul „Preluări”, se trec, în ordinea preluării, inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar preluat se trece separat, sub un alt număr de ordine.

Pentru fiecare inventar se notează: numărul de ordine al inventarului; data preluării documentelor din inventarul respectiv; denumirea compartimentului de la care provine inventarul; datele extreme ale documentelor; totalul dosarelor din inventar; totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv; numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior.

Se va înscrie numărul de inventar al fiecărui dosar reţinut la compartiment.

La capitolul ieşiri se trec: data ieşirii dosarelor din evidenţă; unde s-au predat; deniumirea, numărul şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă; totalul dosarelor ieşite.

Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau deţinătorilor de documente şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale, în urma selecţionării, transferului către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevăzute.

Dosarele sunt scoase din evidenţa arhivei pe baza unuia din următoarele acte, după caz: proces-verbal de selecţionare (conform Anexei nr. 5), proces-verbal de predare-preluare (conform Anexei nr. 6) şi proces-verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor sau a lipsei acestora. Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenţă în urma propunerii Comisiei de Selecţionare, aprobată de conducerea unităţii creatoare sau deţinătoare, şi confirmată de Arhivele Naţionale.

Mădălina DOMAN